A&O Shearman
A&O Shearman
- Vacature-ID
- 11395BR
- Locatie
- New York, New York
- Functiegroep
- Business teams
- Praktijkgebied
- Centraal management
- Soort functie
- Vast
- Werkvorm
- Hybride
Functieomschrijving
A&O Shearman is a new global industry-leading law firm, with nearly 50 offices in 29 countries worldwide.Our fluency in English law, US law, and the laws of the world’s most dynamic markets, enables us to provide unmatched insight and seamless delivery to clients. We work on challenging and important deals and disputes that have the potential to shape the future.
We offer exceptional opportunities for our people; opportunities to work for the world’s leading businesses; to transform the status quo, and to deliver your best work, helping you and your career to thrive, while delivering unparalleled outcomes for our clients.
Whether you're helping clients solve complex challenges, transforming the ways we manage our business, or ensuring the smooth-running of our operations, this is an environment where you can belong and excel. We provide first-rate training and development, we are committed to an inclusive environment, and we provide support and ways of working that help you optimise your wellbeing.
What truly defines a career with us? We recruit the best and ask for the best of you. And together, we will redefine success.
Role Purpose
The Executive Assistant provides administrative and secretarial support to a New York-based Partner in the Compensation, Employment, Pensions & Governance Practice Group who also serves on the Executive Committee and other partners and legal personnel as assigned.
Role and Responsibilities
- Answer calls, take accurate messages and route messages by urgency, and follow up to ensure resolution.
- Review partner emails daily, identify required actions, respond as appropriate, and follow up with partner on open items.
- Manage calendars, schedule in-person and virtual meetings across time zones, and prepare meeting materials.
- Coordinate travel arrangements, including transportation, accommodations, itineraries, and related expenses.
- Maintain current contact lists in Outlook and Dynamics.
- Coordinate scheduling and logistics for conference calls and in-person and virtual meetings.
- Maintain paper and electronic files, and handle copying, scanning, faxing, and printing requests.
- Draft, edit, format, and proofread documents using Word, PowerPoint, Excel, iManage, and Litera Compare; prepare correspondence and audit response letters.
- Prepare engagement letters, matter budgets, and special billing arrangements.
- Enter attorney time in InTapp Time, prepare current assignment sheets, and submit weekly expenses through Concur.
- Request conflict checks, open new client matters, and submit required electronic approvals.
- Manage the billing process, including pro formas, time-entry review, partner approval, invoice distribution and tracking, and issue resolution.
- Prepare invoices for partner approval, send approved invoices to clients, and support collections.
- Support marketing events and conferences, client meetings and gifts and holiday card lists.
- Assist with client pitches highlighting firm capabilities, attorney experience, and relevant transactions; update attorney biographies as needed.
- Communicate promptly and professionally with clients, whether in person or by phone, and address routine inquiries.
- Provide backup administrative support to fee earners and business services staff as assigned.
- Assist partner with personal requests, including personal files, contacts, calendars, and related records.
- Perform other duties as assigned to support the practice and office.
- Excellent problem-solving skills and sound judgment, with the ability to resolve issues in accordance with established standards, policies, practices, and procedures.
- Proficiency in Microsoft Office Suite, particularly PowerPoint and Outlook, and virtual communication platforms.
- Substantial experience with legal billing and collections.
- Excellent written and verbal communication skills.
- Strong organizational skills and attention to detail, with the ability to prioritize and manage multiple concurrent tasks.
- Ability to work effectively under pressure and maintain a flexible schedule, including availability outside regular business hours when needed.
- Strong calendaring skills, including experience coordinating complex schedules across multiple time zones.
- A high degree of professionalism and strong interpersonal skills, with the ability to work effectively with individuals at all levels across the organization.
- Ability to exercise the highest level of discretion and maintain confidentiality.
- Demonstrated ability to research and analyze diverse data and develop meaningful conclusions and recommendations.
- Ability to create, organize, and maintain corporate minute books.
- Basic knowledge and understanding of the due diligence process.
- Ability to communicate and coordinate with appropriate state and federal agencies regarding filings and inquiries.
- A minimum of ten years of executive administrative experience is preferred, ideally within a legal environment.
- A four-year college degree or equivalent combination of education and experience is preferred.
- Ability to work outside standard business hours when required.
- Ability to work in-person up to five days per week.
Equal Employment Opportunity, including Veterans and Disability
A&O Shearman is an equal opportunity employer, including Veterans and Disability. Every individual has the right to work in a professional environment that promotes equal opportunity and prohibits discrimination and harassment. This policy applies to all aspects of an individual’s relationship with A&O Shearman, including, without limitation, recruitment, hiring, training and development, promotion, compensation, discipline, termination, and all other terms and conditions of employment.
If you are vision-impaired or have another disability under the Americans with Disabilities Act or similar law and wish to discuss accommodations related to applying for employment at A&O Shearman, please contact US HR Transactions at US-HRTransactions@aoshearman.com or call +1 212 610 6300 and ask for HR Transactions.
Er zijn momenteel geen vacatures beschikbaar. Meld je aan voor onze talent community om op de hoogte te blijven wanneer er een functie vrijkomt.MELD JE AAN VOOR ONZE TALENT COMMUNITY
Je hebt nog geen vacatures bekeken.
Je hebt momenteel geen vacatures opgeslagen.
Gerelateerde inhoud
-
Studenten en sarters
Geef je juridische carrière een internationale kickstart met onze programma’s en werkervaring en ontdek hoe het vak er in de praktijk uitziet. -
Advanced delivery en support
Help ons technologie, middelen en end-to-endoplossingen samen te brengen, zodat onze interne juridische teams effectief kunnen inspelen op de snel veranderende en complexe omgeving van vandaag. -
Business services
Werk achter de schermen aan het draaien van het kantoor. Van bedrijfsvoering tot klantenteams: je helpt prestaties te verbeteren en bepaalt mee hoe alles dagelijks loopt. -
Centraal management
Werk met senior leiders aan strategie en groei en ondersteun besluitvorming op verschillende niveaus binnen de organisatie. -
Ondernemingsrecht
Werk aan grote transacties die internationale bedrijven vormgeven. Ontwikkel commercieel inzicht, werk samen op wereldwijde schaal en help klanten bij het oplossen van complexe vraagstukken. -
Werken bij A&O Shearman
Ontdek wie we zijn, waar we voor staan en hoe we de toekomst vormgeven met innovatie en toonaangevend werk. -
Werkwijze
Onze 10 manieren van werken helpen ons te focussen op wat belangrijk is, steeds beter te worden en elkaar te helpen slagen. Zo blijven we als team uitmuntend presteren. -
Ervaren professionals
Ontdek functies voor ervaren professionals wereldwijd en sluit je aan bij teams die complexe juridische uitdagingen oplossen en internationale bedrijfsresultaten mede vormgeven. -
Finance
Werk mee aan grote financieringsdeals wereldwijd, van leningen tot duurzame en gestructureerde financiering, en verdiep je in internationale regelgeving. -
Energy, natural resources en infrastructuur
Werk aan impactvolle projecten en pak samen met teams wereldwijd uitdagingen aan in energie, infrastructuur en ESG. -
Informatietechnologie
Bouw en ondersteun technologie die wereldwijd juridisch werk mogelijk maakt. Van cybersecurity tot systeeminnovatie: je helpt ons slimmer en efficiënter te werken. -
Knowhow, bibliotheek en opleidingen
Help advocaten met toegang tot inzichten, onderzoek en kennis, en ontwikkel tools, trainingen en middelen die hun expertise versterken. -
Marketing
Vertel ons verhaal aan de wereld. Bedenk campagnes, bouw relaties op en laat ons werk zien aan klanten, talent en markten wereldwijd. -
Risk
Draag bij aan een veilige en integere manier van werken en ondersteun bij regelgeving, risico’s en belangrijke beslissingen. -
Finance
Beheer de financiële planning, rapportage en commerciële inzichten, en draag bij aan investeringsbeslissingen. Zo help je ervoor te zorgen dat het kantoor duidelijk en gecontroleerd blijft draaien. -
Human resources
Help mee om carrières en onze cultuur vorm te geven en ondersteun teams wereldwijd op het gebied van werving, ontwikkeling en welzijn. -
Cultuur en secundaire arbeidsvoorwaarden
Lees meer over onze prestatiegerichte cultuur, hoe wij samenwerken en wat voor ons belangrijk is - verbondenheid en het streven naar uitblinken. -
Opleiding en ontwikkeling
Geef je carrière een boost met internationale opleidingen, mentoring en ontwikkelprogramma’s die je voorbereiden op complexe uitdagingen. -
Disputes
Help klanten bij complexe geschillen met grote belangen en werk aan rechtszaken, arbitrages en onderzoeken in daadkrachtige teams. -
Early Careers - Nederland
Zet de eerste stap in je carrière en doe direct praktijkervaring op. Als stagiair of junior associate krijg je verantwoordelijkheid, begeleiding en volop ruimte om te leren en te groeien. -
Studentstages - Nederland
Er is geen betere manier om de juridische praktijk te leren kennen dan via onze 2 maanden durende studentstage. Je draait mee in het team en ontdekt hoe het er in de praktijk echt aan toegaat. -
Ontdek de carrières bij A&O Shearman in Nederland
Werk in Nederland aan complexe Europese en internationale zaken, met al vroeg verantwoordelijkheid en goede ondersteuning in je ontwikkeling. -
Junior Associates - Nederland
Als Junior Associate (advocaat stagiair) start je direct binnen een praktijkgroep. Vanaf je start werk je mee aan zaken en maak je impact, terwijl je jezelf verder ontwikkelt als advocaat. -
Internationaal virtual werkervaringsprogramma
Doe mee aan ons remote werkprogramma: werk aan echte opdrachten, krijg inzicht in de praktijk en werk samen met mensen van over de hele wereld. -
Candidate charter
Solliciteren kost tijd en energie. Daarom willen we dat je je tijdens het hele proces welkom, gerespecteerd en gesteund voelt. -
Onze wereldwijde vestigingen
Ontdek onze kantoren over de hele wereld en zie hoe we vanuit verschillende locaties mensen, expertise en kansen samenbrengen om innovatieve juridische oplossingen te bieden. -
Wervingsevenementen bij A&O Shearman
Neem deel aan onze evenementen – ontmoet ons team, stel je vragen en krijg inzicht in het werken bij A&O Shearman
