A&O Shearman
A&O Shearman
- Vacature-ID
- 11381BR
- Locatie
- Londen, Groot-Brittannië
- Functiegroep
- Business teams
- Praktijkgebied
- Global financial markets
- Soort functie
- Bepaalde tijd
- Werkvorm
- Hybride
Functieomschrijving
We are currently recruiting for a Legal PA to join the Global Financial Markets Group in London on a full time, 12 month fixed term contract basis. This role requires a professional, proactive and client focused Legal PA to support to a partner and a team of associates of varying levels. Closing date for applications will be Friday 23 October.Role purpose
To provide fee earners with effective high-quality PA support that appropriately meets their requirements, by identifying where value can be added, enabling them to focus on providing legal services and client development. In particular, deal/matter support; effective diary management; all matters with regard to finance; travel arrangements; communication control; and preparation of correspondence.
Role and responsibilities
Legal PA Tasks
- Proactive diary management and organisation of the day-to-day schedule of fee earners, to include the identification and resolution of potential issues
- Coordination of meetings, to include the consideration of and responsibility for making all necessary arrangements are in place with a focus on hybrid working ensuring relevant technical meeting set up and links shared for all attending
- Support fee earners with efficient mailbox management, agreeing appropriate level of responsibility.
- Planning and coordination of comprehensive travel programmes, to include booking flights, hotels, car transfers, and preparation of itineraries etc
- Respond to telephone calls in a professional and confident manner, appropriately manage call responses and messages
- Prepare correspondence, presentations, reports and manage utilisation of central support services for legal documentation
- Take responsibility to keep up to date with required skills on the latest technology and communication systems and identify and promote the most efficient way of working
- Act as first point of contact for team supporting technical issues and challenges particularly in line with the roll out of new systems and processes
- Maintain up to date knowledge and ensure compliance of the firms policies and required standards, including awareness of risk and all elements of client security
- Effectively manage hybrid working maintaining a high level of communication with team members at all times and deliver a proactive high level support regardless of individuals daily desk location
- In addition to the above and due to the evolving nature of the role there may be additional projects or tasks dependent upon individual role and any specific team requirements.
- Coordinate and take responsibility for the matter inception process
- Proactive preparation and completion of appropriate engagement letters and terms
- Regular engagement with matter manager and team to identify and support efficiencies throughout the lifecycle of a matter
- Manage all aspects of matter administration and provide guidance regarding protocols
- Facilitates and educates about process for submission of expense claims for fee earners
- Understand and promote the importance of Fee Earner daily time recording and ensure best practice is followed
- Play a pivotal role in the revenue cycle alongside the Partner, Matter Manager, Working Capital Controller and Credit Control team to deliver accurate and timely billing support.
- Organise and facilitate regular Working Capital meetings and follow up on actions
- Edit time narratives within 3E complying with all specific client requirements
- Use 3E to view time on matters; provide and review billing guides and coordinate invoice processing
- Work alongside BD to support with client pitches,
- Coordinate/organise client events (virtual or in-person)
- Manage client contact information, maintain/update EPiC experience records and events calendar; liaise with fee earners and Business Development to ensure all information is collated
- Monitor and manage contact with key clients for team and identify and build relationships with own counterparts
- Demonstrate a positive and flexible attitude and approach to all tasks and situations
- Adopt a proactive and solutions focused approach
- Maintain tact and diplomacy, trust and confidentiality
- Exhibit professional communication skills, both oral and written
- Demonstrate a high level of organisation and prioritisation skills
- Apply a high level of attention to detail for all tasks understanding the importance of accuracy
- Take responsibility in team-building and contribute to a supportive and collaborative environment
- Have a professional and flexible approach to ensure effective hybrid working
- Lead in building successful relationships and identify individual requirements and preferences
- Have an enthusiastic and open approach to change, adapt to and embrace evolving requirements
- Demonstrate both a forward thinking approach to technology and a high level of technical skill
- Ensure familiarity and compliance with A&O Shearman standard operating procedures
- Show curiosity to learn new skills and knowledge
- Participate and contribute to the firm’s innovation strategy
Should you require additional support at any stage of the recruitment process due to a disability or a health condition, please do not hesitate to contact a member of our recruitment team who will work with you to provide any adjustments as required.
We are an equal opportunities recruiter and do not discriminate on the basis of race, colour, sex, religion, sexual orientation, national origin, disability, or any other protected characteristic.
We recognise that our people are our most valuable asset, which is reflected in the wide range of benefits that are available to our employees. Some of these benefits include: our occupational pension scheme, group income protection cover, private medical insurance, mental health resources and free apps, health and wellbeing services encompassing an onsite gym, wellbeing centre and GP service, emergency back-up care support, parental and special leave, holiday entitlement increasing with length of service, holiday trading, season ticket loans and online discounts and lifestyle management services.
Our approach to hybrid working seeks to combine and maximise the benefits of effective remote working with the benefits of being in the office. Our current hybrid working arrangements require office based working for a minimum of 60% of your time (i.e. three days per week for a full time role) in accordance with our hybrid working policy.
NO AGENCIES PLEASE - A&O Shearman does not accept unsolicited CVs. For further information, please see our UK Recruitment Agency Policy and our commitment to direct sourcing here.
We offer exceptional opportunities for our people; opportunities to work for the world’s leading businesses; to transform the status quo, and to deliver your best work, helping you and your career to thrive, while delivering unparalleled outcomes for our clients.
Whether you're helping clients solve complex challenges, transforming the ways we manage our business, or ensuring the smooth-running of our operations, this is an environment where you can belong and excel. We provide first-rate training and development, we are committed to an inclusive environment, and we provide support and ways of working that help you optimise your wellbeing.
What truly defines a career with us? We recruit the best and ask for the best of you. And together, we will redefine success.
-
Legal consultant (8+ PQE) – derivatives & structured finance – London
- Londen, Groot-Brittannië
- Peerpoint
Je hebt nog geen vacatures bekeken.
Je hebt momenteel geen vacatures opgeslagen.
Gerelateerde inhoud
-
Studenten en sarters
Geef je juridische carrière een internationale kickstart met onze programma’s en werkervaring en ontdek hoe het vak er in de praktijk uitziet. -
Advanced delivery en support
Help ons technologie, middelen en end-to-endoplossingen samen te brengen, zodat onze interne juridische teams effectief kunnen inspelen op de snel veranderende en complexe omgeving van vandaag. -
Business services
Werk achter de schermen aan het draaien van het kantoor. Van bedrijfsvoering tot klantenteams: je helpt prestaties te verbeteren en bepaalt mee hoe alles dagelijks loopt. -
Centraal management
Werk met senior leiders aan strategie en groei en ondersteun besluitvorming op verschillende niveaus binnen de organisatie. -
Ondernemingsrecht
Werk aan grote transacties die internationale bedrijven vormgeven. Ontwikkel commercieel inzicht, werk samen op wereldwijde schaal en help klanten bij het oplossen van complexe vraagstukken. -
Werken bij A&O Shearman
Ontdek wie we zijn, waar we voor staan en hoe we de toekomst vormgeven met innovatie en toonaangevend werk. -
Werkwijze
Onze 10 manieren van werken helpen ons te focussen op wat belangrijk is, steeds beter te worden en elkaar te helpen slagen. Zo blijven we als team uitmuntend presteren. -
Ervaren professionals
Ontdek functies voor ervaren professionals wereldwijd en sluit je aan bij teams die complexe juridische uitdagingen oplossen en internationale bedrijfsresultaten mede vormgeven. -
Finance
Werk mee aan grote financieringsdeals wereldwijd, van leningen tot duurzame en gestructureerde financiering, en verdiep je in internationale regelgeving. -
Energy, natural resources en infrastructuur
Werk aan impactvolle projecten en pak samen met teams wereldwijd uitdagingen aan in energie, infrastructuur en ESG. -
Informatietechnologie
Bouw en ondersteun technologie die wereldwijd juridisch werk mogelijk maakt. Van cybersecurity tot systeeminnovatie: je helpt ons slimmer en efficiënter te werken. -
Knowhow, bibliotheek en opleidingen
Help advocaten met toegang tot inzichten, onderzoek en kennis, en ontwikkel tools, trainingen en middelen die hun expertise versterken. -
Marketing
Vertel ons verhaal aan de wereld. Bedenk campagnes, bouw relaties op en laat ons werk zien aan klanten, talent en markten wereldwijd. -
Risk
Draag bij aan een veilige en integere manier van werken en ondersteun bij regelgeving, risico’s en belangrijke beslissingen. -
Finance
Beheer de financiële planning, rapportage en commerciële inzichten, en draag bij aan investeringsbeslissingen. Zo help je ervoor te zorgen dat het kantoor duidelijk en gecontroleerd blijft draaien. -
Human resources
Help mee om carrières en onze cultuur vorm te geven en ondersteun teams wereldwijd op het gebied van werving, ontwikkeling en welzijn. -
Cultuur en secundaire arbeidsvoorwaarden
Lees meer over onze prestatiegerichte cultuur, hoe wij samenwerken en wat voor ons belangrijk is - verbondenheid en het streven naar uitblinken. -
Opleiding en ontwikkeling
Geef je carrière een boost met internationale opleidingen, mentoring en ontwikkelprogramma’s die je voorbereiden op complexe uitdagingen. -
Disputes
Help klanten bij complexe geschillen met grote belangen en werk aan rechtszaken, arbitrages en onderzoeken in daadkrachtige teams. -
Early Careers - Nederland
Zet de eerste stap in je carrière en doe direct praktijkervaring op. Als stagiair of junior associate krijg je verantwoordelijkheid, begeleiding en volop ruimte om te leren en te groeien. -
Studentstages - Nederland
Er is geen betere manier om de juridische praktijk te leren kennen dan via onze 2 maanden durende studentstage. Je draait mee in het team en ontdekt hoe het er in de praktijk echt aan toegaat. -
Ontdek de carrières bij A&O Shearman in Nederland
Werk in Nederland aan complexe Europese en internationale zaken, met al vroeg verantwoordelijkheid en goede ondersteuning in je ontwikkeling. -
Junior Associates - Nederland
Als Junior Associate (advocaat stagiair) start je direct binnen een praktijkgroep. Vanaf je start werk je mee aan zaken en maak je impact, terwijl je jezelf verder ontwikkelt als advocaat. -
Internationaal virtual werkervaringsprogramma
Doe mee aan ons remote werkprogramma: werk aan echte opdrachten, krijg inzicht in de praktijk en werk samen met mensen van over de hele wereld. -
Candidate charter
Solliciteren kost tijd en energie. Daarom willen we dat je je tijdens het hele proces welkom, gerespecteerd en gesteund voelt. -
Onze wereldwijde vestigingen
Ontdek onze kantoren over de hele wereld en zie hoe we vanuit verschillende locaties mensen, expertise en kansen samenbrengen om innovatieve juridische oplossingen te bieden. -
Wervingsevenementen bij A&O Shearman
Neem deel aan onze evenementen – ontmoet ons team, stel je vragen en krijg inzicht in het werken bij A&O Shearman
