A&O Shearman
A&O Shearman
- Vacature-ID
- 11411BR
- Locatie
- Dubai, Verenigde Arabische Emiraten
- Functiegroep
- Business teams
- Praktijkgebied
- Business services
- Soort functie
- Vast
- Werkvorm
- Op kantoor
Functieomschrijving
We have an exciting opportunity for a Client Services Assistant to join our Business Services team, based in A&O Shearman’s Dubai office.Business Services team – Dubai
Work in Business Services at A&O Shearman and you join a team at the heart of one of the best law firms in the world. We have a culture of excellence here which is second to none. We currently work with more than 3000 lawyers who are at the top of their game and provide the world’s biggest businesses with the best legal advice there is. So, when it comes to the services provided to them, they need and expect the best.
What you will do
This role provides front of house for the UAE offices, ensuring a consistently high quality experience for clients, visitors and colleagues. The role combines day-to-day reception and meeting room co-ordination for the office, working closely with the Business Services teams. Maintain a professional corporate image and immaculate presentation at all times.
The role will require someone who is highly organised, efficient and who enjoys getting the job done.
The job will include, but not be limited to:
Carry out all reception duties as required to include meeting and greeting visitors for client meetings, client dining, seminars, training courses and other events, liaising with meeting hosts and clients and following specific instructions for individual bookings and visitors.
Manage all room bookings efficiently and effectively via our online global room booking system (Engage).
Carry out regular floor walks in client area, and ensuring the meeting rooms are well maintained.
Organize corporate catering to include breakfasts, lunches, dinners and snacks as required. Coordinating with appropriate catering suppliers.
Liaise directly with IT and Business Services team to ensure all equipment is provided correctly and on time, then promptly cleared at the end of each meeting.
Managing incoming telephone queries/re-directing telephone calls. Responsible for ensuring all messages for clients and staff are passed on in a timely and professional manner, using good liaison and telephone skills.
Assist with visitor and meeting-related travel logistics, where required, including taxis, airport collections, hotel bookings and restaurant reservations, in line with firm processes.
Managing internal driver schedules and coordinating with external transport providers when required. On occasion assisting with ad hoc travel bookings through a dedicated travel management company.
Provide administrative support to clients and staff, as required, such as printing, copying, scanning, courier requests etc. Obtain work from meeting rooms when requested i.e. photocopying, typing and faxing and ensure that any documents/faxes left unattended are delivered to the appropriate individual.
Ensuring office lists are updated and maintained.
Responsible for ordering client area supplies such as courier supplies and toiletries.
Managing and reconciling petty cash.
Managing all post and couriers.
What you will have
Ideally 2+ years’ customer service experience in a professional environment, with hotel or airline experience advantageous.
Strong client focus, with excellent interpersonal, telephone and communication skills and the ability to build relationships at all levels.
Highly organized and detail-focused, with strong administrative, prioritization and multi-tasking skills.
Able to work under pressure, meet deadlines and adapt flexibly to changing business needs.
Confident using Microsoft Office and able to learn new systems quickly.
Team-oriented, proactive and enthusiastic, with a commitment to delivering excellent service.
Experience supporting internal events or working in a professional services environment would be advantageous.
Willingness to work additional hours when required.
What we can offer you
To learn more about the culture and benefits available at A&O Shearman, please visit: Culture and benefits | A&O Shearman careers
Should you require additional support at any stage of the recruitment process due to a disability or a health condition, please do not hesitate to contact a member of our recruitment team who will work with you to provide any adjustments as required.
We are an equal opportunities recruiter and do not discriminate on the basis of race, colour, sex, religion, sexual orientation, national origin, disability, or any other protected characteristic.
NO AGENCIES PLEASE - A&O Shearman does not accept unsolicited CVs. For further information, please see our UK Recruitment Agency Policy and our commitment to direct sourcing here.
#LI
Er zijn momenteel geen vacatures beschikbaar. Meld je aan voor onze talent community om op de hoogte te blijven wanneer er een functie vrijkomt.MELD JE AAN VOOR ONZE TALENT COMMUNITY
Je hebt nog geen vacatures bekeken.
Je hebt momenteel geen vacatures opgeslagen.
Gerelateerde inhoud
-
Studenten en sarters
Geef je juridische carrière een internationale kickstart met onze programma’s en werkervaring en ontdek hoe het vak er in de praktijk uitziet. -
Advanced delivery en support
Help ons technologie, middelen en end-to-endoplossingen samen te brengen, zodat onze interne juridische teams effectief kunnen inspelen op de snel veranderende en complexe omgeving van vandaag. -
Business services
Werk achter de schermen aan het draaien van het kantoor. Van bedrijfsvoering tot klantenteams: je helpt prestaties te verbeteren en bepaalt mee hoe alles dagelijks loopt. -
Centraal management
Werk met senior leiders aan strategie en groei en ondersteun besluitvorming op verschillende niveaus binnen de organisatie. -
Ondernemingsrecht
Werk aan grote transacties die internationale bedrijven vormgeven. Ontwikkel commercieel inzicht, werk samen op wereldwijde schaal en help klanten bij het oplossen van complexe vraagstukken. -
Werken bij A&O Shearman
Ontdek wie we zijn, waar we voor staan en hoe we de toekomst vormgeven met innovatie en toonaangevend werk. -
Werkwijze
Onze 10 manieren van werken helpen ons te focussen op wat belangrijk is, steeds beter te worden en elkaar te helpen slagen. Zo blijven we als team uitmuntend presteren. -
Ervaren professionals
Ontdek functies voor ervaren professionals wereldwijd en sluit je aan bij teams die complexe juridische uitdagingen oplossen en internationale bedrijfsresultaten mede vormgeven. -
Finance
Werk mee aan grote financieringsdeals wereldwijd, van leningen tot duurzame en gestructureerde financiering, en verdiep je in internationale regelgeving. -
Energy, natural resources en infrastructuur
Werk aan impactvolle projecten en pak samen met teams wereldwijd uitdagingen aan in energie, infrastructuur en ESG. -
Informatietechnologie
Bouw en ondersteun technologie die wereldwijd juridisch werk mogelijk maakt. Van cybersecurity tot systeeminnovatie: je helpt ons slimmer en efficiënter te werken. -
Knowhow, bibliotheek en opleidingen
Help advocaten met toegang tot inzichten, onderzoek en kennis, en ontwikkel tools, trainingen en middelen die hun expertise versterken. -
Marketing
Vertel ons verhaal aan de wereld. Bedenk campagnes, bouw relaties op en laat ons werk zien aan klanten, talent en markten wereldwijd. -
Risk
Draag bij aan een veilige en integere manier van werken en ondersteun bij regelgeving, risico’s en belangrijke beslissingen. -
Finance
Beheer de financiële planning, rapportage en commerciële inzichten, en draag bij aan investeringsbeslissingen. Zo help je ervoor te zorgen dat het kantoor duidelijk en gecontroleerd blijft draaien. -
Human resources
Help mee om carrières en onze cultuur vorm te geven en ondersteun teams wereldwijd op het gebied van werving, ontwikkeling en welzijn. -
Cultuur en secundaire arbeidsvoorwaarden
Lees meer over onze prestatiegerichte cultuur, hoe wij samenwerken en wat voor ons belangrijk is - verbondenheid en het streven naar uitblinken. -
Opleiding en ontwikkeling
Geef je carrière een boost met internationale opleidingen, mentoring en ontwikkelprogramma’s die je voorbereiden op complexe uitdagingen. -
Disputes
Help klanten bij complexe geschillen met grote belangen en werk aan rechtszaken, arbitrages en onderzoeken in daadkrachtige teams. -
Early Careers - Nederland
Zet de eerste stap in je carrière en doe direct praktijkervaring op. Als stagiair of junior associate krijg je verantwoordelijkheid, begeleiding en volop ruimte om te leren en te groeien. -
Studentstages - Nederland
Er is geen betere manier om de juridische praktijk te leren kennen dan via onze 2 maanden durende studentstage. Je draait mee in het team en ontdekt hoe het er in de praktijk echt aan toegaat. -
Ontdek de carrières bij A&O Shearman in Nederland
Werk in Nederland aan complexe Europese en internationale zaken, met al vroeg verantwoordelijkheid en goede ondersteuning in je ontwikkeling. -
Junior Associates - Nederland
Als Junior Associate (advocaat stagiair) start je direct binnen een praktijkgroep. Vanaf je start werk je mee aan zaken en maak je impact, terwijl je jezelf verder ontwikkelt als advocaat. -
Internationaal virtual werkervaringsprogramma
Doe mee aan ons remote werkprogramma: werk aan echte opdrachten, krijg inzicht in de praktijk en werk samen met mensen van over de hele wereld. -
Candidate charter
Solliciteren kost tijd en energie. Daarom willen we dat je je tijdens het hele proces welkom, gerespecteerd en gesteund voelt. -
Onze wereldwijde vestigingen
Ontdek onze kantoren over de hele wereld en zie hoe we vanuit verschillende locaties mensen, expertise en kansen samenbrengen om innovatieve juridische oplossingen te bieden. -
Wervingsevenementen bij A&O Shearman
Neem deel aan onze evenementen – ontmoet ons team, stel je vragen en krijg inzicht in het werken bij A&O Shearman
