Skip to main content
A&O Sherman
Een professional in een modern kantoor met een notitieboekje in de hand.

Legal personal assistant

Brussel, België

SOLLICITEREN
Vacature-ID
11415BR
Locatie
Brussel, België
Functiegroep
Business teams
Praktijkgebied
Litigation en investigations
Soort functie
Vast
Werkvorm
Hybride

Functieomschrijving

Agency applications will not be considered.

A&O Shearman is a new global industry-leading law firm, with nearly 50 offices in 29 countries worldwide. Our fluency in English law, US law, and the laws of the world’s most dynamic markets, enables us to provide unmatched insight and seamless delivery to clients. We work on challenging and important deals and disputes that have the potential to shape the future.

We offer exceptional opportunities for our people; opportunities to work for the world’s leading businesses; to transform the status quo, and to deliver your best work, helping you and your career to thrive, while delivering unparalleled outcomes for our clients.

Whether you're helping clients solve complex challenges, transforming the ways we manage our business, or ensuring the smooth-running of our operations, this is an environment where you can belong and excel. We provide first-rate training and development, we are committed to an inclusive environment, and we provide support and ways of working that help you optimise your wellbeing.

What truly defines a career with us? We recruit the best and ask for the best of you. And together, we will redefine success.

Role purpose
As a legal personal assistant, you will provide proactive, high-quality support to a group of lawyers in our Litigation & Investigations or M&A practice, helping to manage demanding matters, transactions and client commitments.

You will join an established, collaborative PA team within a dynamic practice group. You will use Microsoft 365 and approved AI tools responsibly to simplify routine work and focus on high-value support. You do not need to be an AI expert, but you should bring curiosity, sound judgement and a willingness to learn new ways of working.

What you will do
Matter and transaction support
  • You will support the full matter lifecycle, including matter opening, engagement documentation, conflict and onboarding steps, matter administration, billing preparation and file closure.
  • You will coordinate documents, deadlines, meetings and follow-up actions so that lawyers and wider matter teams have what they need at the right time.
  • You will prepare, format, proofread and manage correspondence, reports, presentations, client communications and legal documents with close attention to accuracy and confidentiality.
  • You will maintain well-structured electronic files, templates and correspondence across current and historic matters, and help teams apply consistent document and knowledge-management practices.
  • You will work with colleagues from our different business teams (Finance, Business Development, Risk, IT, HR) to move work forward efficiently.
Practice support and coordination
  • You will manage complex calendars and mailboxes, anticipate clashes and priorities, and help lawyers stay ahead of commitments.
  • You will organise travel, meetings, conference calls and team activities, and support client events, marketing activities, conferences and workshops when required.
  • You will prepare and submit expenses; support time recording and help follow up on billing including outstanding invoices.
  • You will act as a professional and trusted point of contact for calls, emails and correspondence from clients, partners, associates and colleagues across our international network.
  • You will maintain good relationships with different stakeholders adapting your support to different lawyers' needs and preferences while contributing to consistent team ways of working.
  • You will support colleagues across the PA team during absences or periods of increased workload.
Technology, AI and continuous improvement
  • You will use Microsoft 365 and other approved digital tools confidently to organise, communicate, collaborate and produce high-quality work.
  • You will explore approved AI tools, with appropriate training and guidance, for suitable tasks such as preparing first drafts, summarising and structuring information, and improving routine workflows.
  • You will pass useful tips to colleagues and help the team improve together.
  • You will demonstrate openness to change and adapt positively as systems, processes and the PA role continue to evolve.
Who we are looking for
  • You have a relevant experience in a PA, legal support, project coordination in a fast-paced environment or recently obtained a degree in Office Management, Languages, Business Administration.
  • You are proficient in English together with strong French or Dutch; knowledge of the other national language is an advantage.
  • You have a good command of Microsoft Office 365, including Outlook, Word, PowerPoint, Excel and Teams, and genuine interest in learning new digital and AI-enabled tools.
  • You are quick to adopt new legal technology and supports colleagues in using it.
  • You like to work in a highly professional and demanding environment.
  • You communicate clearly and professionally, while respecting data protection, client confidentiality and the sensitive nature of the information you handle.
  • You demonstrate a flexible approach to your work and possess excellent organisational skills.
  • You show an ability to work alone or as part of a team.
  • You remain calm, organised and accurate when priorities shift or deadlines are tight.
What we can offer you
  • a competitive salary
  • flexible benefits via a flex income plan (e.g. extra holidays, bike lease, insurances)
  • full public transport reimbursement and additional commuting allowances
  • a hybrid working model with homeworking allowance and full IT equipment
  • meal vouchers of 10€/day
  • an iPhone with subscription
  • overtime compensation
  • extensive learning and development programmes, coaching and language training
  • a full insurance package:
    • comprehensive health coverage including hospitalisation for you and your family
    • life, pension, accident and disability insurance
    • business travel insurance.
In addition, we offer a work environment designed to support both performance and wellbeing:
  • We provide a modern, purpose-designed office space, with a mix of collaborative areas and quiet working zones.
  • We offer technology and infrastructure that support flexible and hybrid working.
  • We have an in-house café with a barista.
  • We provide access to a gym and optional personal training.
  • We organise regular social events and team activities, fostering a strong community culture.
  • We support flexible and hybrid working arrangements, depending on business needs and team requirements.
Application process
We are committed to creating an inclusive environment where everyone can thrive and welcome applications from all eligible candidates.

We invite you to submit your application via the online tool available on our careers website (www.aoshearman.com/careers). Please note that applications submitted by email will not be considered.

To support your application, kindly upload your CV and cover letter (in English). Only complete application files can be taken into consideration.

As part of our recruitment process, and in order to comply with our legal obligations and internal policies, we require successful candidates to undergo a background screening. The screening also involves providing information on your criminal history through a separate private statement. We will only process information that is necessary and relevant to the position you are applying for. Access to this statement will be strictly limited to the local recruitment officer responsible for your application. Your background screening data will be deleted at the latest six months after receipt. Please see our data privacy notice for more details. If you have any questions, feel free to contact HRBelgium@aoshearman.com.
SOLLICITEREN
Two professionals smiling outside of the office.

Explore the location and commute options

Start Exploring

Jouw vacatures

Je hebt nog geen vacatures bekeken.

Je hebt momenteel geen vacatures opgeslagen.

Gerelateerde inhoud

  • Studenten en sarters

    Geef je juridische carrière een internationale kickstart met onze programma’s en werkervaring en ontdek hoe het vak er in de praktijk uitziet.
    Lees meer

  • Advanced delivery en support

    Help ons technologie, middelen en end-to-endoplossingen samen te brengen, zodat onze interne juridische teams effectief kunnen inspelen op de snel veranderende en complexe omgeving van vandaag.
    Lees meer

  • Business services

    Werk achter de schermen aan het draaien van het kantoor. Van bedrijfsvoering tot klantenteams: je helpt prestaties te verbeteren en bepaalt mee hoe alles dagelijks loopt.
    Lees meer

  • Centraal management

    Werk met senior leiders aan strategie en groei en ondersteun besluitvorming op verschillende niveaus binnen de organisatie.
    Lees meer

  • Ondernemingsrecht

    Werk aan grote transacties die internationale bedrijven vormgeven. Ontwikkel commercieel inzicht, werk samen op wereldwijde schaal en help klanten bij het oplossen van complexe vraagstukken.
    Lees meer

  • Werken bij A&O Shearman

    Ontdek wie we zijn, waar we voor staan en hoe we de toekomst vormgeven met innovatie en toonaangevend werk.
    Lees meer

  • Werkwijze

    Onze 10 manieren van werken helpen ons te focussen op wat belangrijk is, steeds beter te worden en elkaar te helpen slagen. Zo blijven we als team uitmuntend presteren.
    Lees meer

  • Ervaren professionals

    Ontdek functies voor ervaren professionals wereldwijd en sluit je aan bij teams die complexe juridische uitdagingen oplossen en internationale bedrijfsresultaten mede vormgeven.
    Lees meer

  • Finance

    Werk mee aan grote financieringsdeals wereldwijd, van leningen tot duurzame en gestructureerde financiering, en verdiep je in internationale regelgeving.
    Lees meer

  • Energy, natural resources en infrastructuur

    Werk aan impactvolle projecten en pak samen met teams wereldwijd uitdagingen aan in energie, infrastructuur en ESG.
    Lees meer

  • Informatietechnologie

    Bouw en ondersteun technologie die wereldwijd juridisch werk mogelijk maakt. Van cybersecurity tot systeeminnovatie: je helpt ons slimmer en efficiënter te werken.
    Lees meer

  • Knowhow, bibliotheek en opleidingen

    Help advocaten met toegang tot inzichten, onderzoek en kennis, en ontwikkel tools, trainingen en middelen die hun expertise versterken.
    Lees meer

  • Marketing

    Vertel ons verhaal aan de wereld. Bedenk campagnes, bouw relaties op en laat ons werk zien aan klanten, talent en markten wereldwijd.
    Lees meer

  • Risk

    Draag bij aan een veilige en integere manier van werken en ondersteun bij regelgeving, risico’s en belangrijke beslissingen.
    Lees meer

  • Finance

    Beheer de financiële planning, rapportage en commerciële inzichten, en draag bij aan investeringsbeslissingen. Zo help je ervoor te zorgen dat het kantoor duidelijk en gecontroleerd blijft draaien.
    Lees meer

  • Human resources

    Help mee om carrières en onze cultuur vorm te geven en ondersteun teams wereldwijd op het gebied van werving, ontwikkeling en welzijn.
    Lees meer

  • Cultuur en secundaire arbeidsvoorwaarden

    Lees meer over onze prestatiegerichte cultuur, hoe wij samenwerken en wat voor ons belangrijk is - verbondenheid en het streven naar uitblinken.
    Lees meer

  • Opleiding en ontwikkeling

    Geef je carrière een boost met internationale opleidingen, mentoring en ontwikkelprogramma’s die je voorbereiden op complexe uitdagingen.
    Lees meer

  • Disputes

    Help klanten bij complexe geschillen met grote belangen en werk aan rechtszaken, arbitrages en onderzoeken in daadkrachtige teams.
    Lees meer

  • Early Careers - Nederland

    Zet de eerste stap in je carrière en doe direct praktijkervaring op. Als stagiair of junior associate krijg je verantwoordelijkheid, begeleiding en volop ruimte om te leren en te groeien.
    Lees meer

  • Studentstages - Nederland

    Er is geen betere manier om de juridische praktijk te leren kennen dan via onze 2 maanden durende studentstage. Je draait mee in het team en ontdekt hoe het er in de praktijk echt aan toegaat.
    Lees meer

  • Ontdek de carrières bij A&O Shearman in Nederland

    Werk in Nederland aan complexe Europese en internationale zaken, met al vroeg verantwoordelijkheid en goede ondersteuning in je ontwikkeling.
    Lees meer

  • Junior Associates - Nederland

    Als Junior Associate (advocaat stagiair) start je direct binnen een praktijkgroep. Vanaf je start werk je mee aan zaken en maak je impact, terwijl je jezelf verder ontwikkelt als advocaat.
    Lees meer

  • Internationaal virtual werkervaringsprogramma

    Doe mee aan ons remote werkprogramma: werk aan echte opdrachten, krijg inzicht in de praktijk en werk samen met mensen van over de hele wereld.
    Lees meer

  • Candidate charter

    Solliciteren kost tijd en energie. Daarom willen we dat je je tijdens het hele proces welkom, gerespecteerd en gesteund voelt.
    Lees meer

  • Onze wereldwijde vestigingen

    Ontdek onze kantoren over de hele wereld en zie hoe we vanuit verschillende locaties mensen, expertise en kansen samenbrengen om innovatieve juridische oplossingen te bieden.
    Lees meer

  • Wervingsevenementen bij A&O Shearman

    Neem deel aan onze evenementen – ontmoet ons team, stel je vragen en krijg inzicht in het werken bij A&O Shearman
    Lees meer